RESERVERINGEN
De module Reserveringen ondersteunt het gehele reserveringsproces op professionele wijze. Deze module is zodanig ontworpen dat nieuwe reserveringen snel ingevoerd kunnen worden. Dankzij de uitgebreide controles die de software uitvoert, kunnen geen essentiële zaken worden vergeten. Zowel eenvoudige reserveringen, zoals het reserveren van een vergaderruimte, als uitgebreide arrangementen met een programma of draaiboek, worden met deze module beheerd.
OFFERTES
Automatisch worden prachtige offertes opgesteld. Volledig in jouw huisstijl èn voorzien van foto’s en sfeerimpressies.
OPERATIONELE LIJSTEN
Diverse lijsten, zoals draaiboeken voor de eventmanager of productielijsten voor de keuken of cateraar, worden voor jou gegenereerd. Ook inkooplijsten voor externe leveranciers of last-minute wijzigingen voor je medewerkers zijn eenvoudig op te roepen.
MAATWERK
Smart Event Manager kiest voor een flexibele aanpak. Je kunt offertes voor unieke bijeenkomsten op maat samenstellen, of je kiest voor standaard reserveringen die gebaseerd zijn op een veelvoorkomend programma. Ongeacht de methode die je kiest, het reserveringssysteem biedt altijd ruimte voor aanpassing.
TARIEFGROEPEN
Je kunt verschillende tariefgroepen voor specifieke opdrachtgevers en klanten hanteren, bijvoorbeeld voor culturele of commerciële verhuringen. Ook kun je standaard kortingen toepassen of werken met staffelprijzen. De software berekent voor je klant automatisch de juiste prijs. Óók als je klant online reserveert.
BRUTOWINSTMARGE
De software bewaakt voor jou de brutowinstmarge van je reservering, nog voordat je de offerte aan de klant verstuurt. Zo heb je zekerheid over je marge, ook als je maatwerk levert.
FACTURATIESCHEMA
Eenvoudig bereken je aanbetalingen of stel je eindfacturen op, met vooraf ingestelde betaaltermijnen. Op het juiste moment worden de facturen klaargezet en kun je deze versturen.
CAPACITEITSCONTROLE
De beschikbare capaciteit van je zalen, activiteiten of andere voorzieningen wordt automatisch gecontroleerd. De capaciteitscontrole biedt geavanceerde instellingen, zodat je deze precies op jouw wensen kunt afstemmen en daarmee optimaal van je voorzieningen gebruik kunt maken.
EVALUATIES
Uiteraard wil je weten in hoeverre je aan de wensen van je klanten voldoet. Smart Event Manager verstuurt een evaluatieverzoek en toont een gepersonaliseerde online vragenlijst, die afhankelijk is van de reservering. Allemaal zonder dat het je tijd kost.
REEKSEN
Terugkerende reserveringen boek je snel in met reeksen. Je kunt deze toevoegen volgens een patroon of met specifieke data. Ook als één datum net even anders is, pas je dit snel en eenvoudig aan.
RELATIES
Adequaat relatiebeheer (CRM) vervult een sleutelrol in vrijwel elke organisatie. Met de module Relaties beheer je al je opdrachtgevers, klanten, leveranciers en medewerkers op een overzichtelijke manier. Met behulp van het relatielogboek ben je altijd volledig geïnformeerd over de activiteiten van je relaties. Alle in- en uitgaande correspondentie kan worden geregistreerd. Ook informatie-aanvragen, reserveringen en facturen worden automatisch in het logboek geplaatst.
Elke relatie kun je bovendien toewijzen aan doelgroepen en selecties. Dit leent zich vervolgens uitstekend voor mailings en andere marketingdoeleinden!
CONTACTPERSONEN
Vaak communiceer je met verschillende contactpersonen van hetzelfde bedrijf. Smart Event Manager maakt het mogelijk om al deze verschillende contacten tot één relatie te combineren.
REGELMATIG CONTACT
Voor succesvol relatiebeheer zijn regelmatige contactmomenten essentieel. Smart Event Manager herinnert je hieraan met behulp van acties. Zodra het tijd is om een prospect na te bellen, geeft de software een seintje. In het logboek van de relatie kun je bovendien nog even nalezen wat je de vorige keer besproken hebt.
MOBILE APP
Ook als je onderweg bent, kun je alle contactgegevens van je relaties direct vinden. De handige Smart Event Manager app voor iOS, Android en Windows Phone biedt je dit inzicht.
ATTENDERINGEN
Zijn er aandachtspunten specifiek voor een relatie? Eenvoudig leg je attenderingen vast die automatisch naar voren komen, zodra je voor die relatie een nieuwe reservering of factuur invoert. Zo weet je zeker dat je geen afspraken vergeet na te komen.
PRIJSBELEID
Met Smart Event Manager kun je verschillende tarieven hanteren voor bijvoorbeeld culturele of commerciële instellingen. Zodra je voor een klant een reservering invoert, bepaalt het systeem voor jou de juiste prijs.
MEERTALIGHEID
Smart Event Manager is volledig meertalig. Je geeft bij een relatie aan in welke taal je deze wilt benaderen, waarna alle correspondentie automatisch in deze taal plaatsvindt. Het reserveringssysteem biedt hiervoor een handige onderhoudsfunctie voor het beheren van alle vertalingen.
POSTADRESVERIFICATIE
Typefoutjes in straatnamen worden voorkomen. Je voert simpelweg de postcode en het huisnummer in en de software vult de straat en plaatsnaam. Voer je zelf een adres in dat niet klopt? Dan krijgt je hiervan direct een melding.
MAILINGEN VERZENDEN
Met Smart Event Manager stel je snel en efficiënt adressenbestanden samen voor CRM- en marketingdoeleinden. Zo kun je relaties selecteren aan de hand van doelgroepen of onderwerpen waarover zij het afgelopen jaar informatie hebben aangevraagd. Je kunt hen direct mailen of de gegevens exporteren, zodat je een extern mailingsysteem kunt gebruiken.
IMPORTEREN RELATIEGEGEVENS
Je huidige relatiebestand bevat waardevolle informatie. Uiteraard kunnen deze gegevens worden geïmporteerd in Smart Event Manager.
FACTUREN
De financiële afhandeling van alle reserveringen kun je met behulp van deze module efficiënt organiseren. Deze module bewaakt voor jou de volledigheid van facturering. De afspraken die bij de reservering gemaakt zijn, worden automatisch overgenomen op de factuur. De opbrengsten kunnen op verschillende wijzen geboekt worden. Het debiteurenbeheer en het registreren van betalingen is snel en eenvoudig georganiseerd.
AANBETALINGEN
Zodra een reservering definitief is, wordt deze klaargezet voor de facturatie. Te verzenden aanbetalingsfacturen komen op het juiste moment naar voren en kunnen snel worden verstuurd.
TURFLIJSTEN
Voor het registreren van drankjes op nacalculatie is de digitale turflijst beschikbaar. De turflijst is onder andere te gebruiken op tablets en smartphones. Ook kan Smart Event Manager worden gekoppeld aan je kassasysteem. Zodoende ben je ervan verzekerd dat de eindfactuur altijd volledig is.
COLLECTIEF FACTUREREN
Wil je in één keer een groep relaties een factuur sturen? Bijvoorbeeld voor lidmaatschappen? De functie 'Collectief Factureren' maakt dit wel heel eenvoudig. Je stelt de factuur samen en selecteert de gewenste relaties. Vervolgens worden alle facturen gegenereerd en verstuurd. Eenvoudig en tijdsbesparend.
DEBITEURBEHEER
Voor een gezonde bedrijfsvoering is het van belang dat u het debiteurbeheer goed uitvoert. Smart Event Manager helpt je daarbij. In één oogopslag zie je de openstaande facturen en registreer je de betalingen. Ook bij aanmanen helpt de reserveringssoftware je. Verstuur in één keer de juiste herinneringsmail voor de openstaande facturen.
KOPPELINGEN
De volledige facturen en debiteurgegevens kunnen naar de boekhoudsoftware worden geëxporteerd. Je hoeft de facturen dus niet meer handmatig over te nemen. Alle gegevens worden direct en juist verwerkt naar grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers.
MEERDERE BV’S
Bestaat jouw organisatie intern uit meerdere BV’s? Smart Event Manager is hiervoor volledig geschikt. Financiële stromen worden gescheiden, factuurnummers in aparte ranges uitgetrokken en de gegevens worden keurig per BV aan de boekhouding aangeleverd.
PERSONEELSPLANNING
De slimme Roostermodule denkt met je mee. Aan de hand van de aanwezige reserveringen maakt Smart Event Manager een voorstel voor het benodigd aantal medewerkers en de taken die uitgevoerd moeten worden. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal gasten en de activiteiten die zijn gekozen. Met de handige roosterfunctie plan je eenvoudig de medewerkers in en houd je rekening met hun vaardigheden en beschikbaarheid.
TAKEN
Zijn er voor de uitvoering van een activiteit gespecialiseerde medewerkers nodig? Bijvoorbeeld een gids of instructeur? De software geeft bij specifieke taken overzichtelijk de juiste medewerkers weer ten behoeve van de indeling.
SCENARIO'S
Niet alle taken of in te plannen medewerkers zijn reserveringsafhankelijk. In Smart Event Manager voeg je deze taken eenvoudig toe met behulp van scenario’s. Voor een doordeweekse dag, het weekend of een vakantieperiode stel je eenvoudig verschillende scenario’s samen.
CONTROLES
Dankzij de slimme controles verzeker je je ervan dat het rooster volledig is. Zijn last-minute wijzigingen doorgevoerd, waardoor je meer of juist minder medewerkers nodig heeft? De reserveringssoftware attendeert je hierop zodat je rooster altijd optimaal is.
ONLINE ROOSTERS
Je medewerkers kunnen online inloggen om te zien op welke taken ze zijn ingedeeld. Ook kunnen ze zelf hun beschikbaarheid aangeven en de toegewezen taken bevestigen. Zo bespaar je veel tijd in de communicatie met je personeel!
NOTIFICATIES
Bij wijzigingen in reeds gemaakte roosters, worden jij en je medewerkers hiervan op de hoogte gesteld door notificaties. Bijvoorbeeld als de starttijd wijzigt of een reservering wordt geannuleerd.
INSCHRIJVINGEN
Taken kun je openzetten voor inschrijvingen. Je medewerkers kunnen dan online zelf aangeven welke taken ze graag willen uitvoeren, rekening houdend met hun vaardigheden. Uiteindelijk bepaal jij welke medewerkers de taak krijgen toegewezen.
MANAGEMENT INFORMATIE
Het analyseren van de bedrijfsvoering wordt met deze module zeer eenvoudig. Met behulp van flexibele selectiecriteria toont Smart Event Manager direct de gevraagde gegevens in een tabel, grafiek of cirkeldiagram. Zo kun je bijvoorbeeld de omzetontwikkeling vanuit verschillende perspectieven controleren, evenals het bezettingspercentage of de brutowinstmarge.
TARGETS
Je legt de targets vast voor de totale omzet, gespecificeerd per accountmanager of bijvoorbeeld gescheiden op verkoopgroepen zoals zaalhuur of catering. Of je dit nu voor het komende jaar wilt bepalen of ten opzichte van het vorige jaar wilt vergelijken, je legt jouw targets zelf vast.
DASHBOARD
Aan de hand van meters en grafieken zie je met het dashboard in één oogopslag in hoeverre je vooraf gedefinieerde targets hebt bereikt. Vanuit diverse invalshoeken kun je informatie weergeven, bijvoorbeeld het aantal reserveringen in verhouding tot de gemiddelde besteding per persoon.
OMZETONTWIKKELING
Analyseer eenvoudig de omzet van optionele en definitieve reserveringen die je voor de komende maanden in portefeuille hebt. Maar ook gefactureerde omzet geef je eenvoudig weer, bijvoorbeeld uitgesplitst per verkoopgroep, accountmanager of type evenement.
BRUTOWINSTMARGE
Een goede controle op de brutowinstmarge is belangrijk. Met Smart Event Manager kun je nog voordat je de offerte verstuurt, de brutowinstmarge controleren. Ook kun je achteraf analyses uitvoeren, bijvoorbeeld op de brutowinstmarge per reservering of per maand.
EVALUATIES
Controleer in hoeverre je aan de verwachtingen van je klanten voldoet door de verschillende evaluatierapportages. Via een automatisch verzonden e-mail worden je opdrachtgevers verzocht een persoonlijk online evaluatieformulier in te vullen. In de module Management informatie kun je deze cijfers onder andere per maand vergelijken.
RAPPORTEN OP MAAT
Heb je specifieke wensen waarvoor geen standaard analyses mogelijk zijn? Dan maken wij graag rapporten op maat voor jou. Zolang de gegevens in Smart Event Manager worden vastgelegd, kan hier in elke gewenste vorm over worden gerapporteerd!
INFORMATIE-AANVRAGEN
Het versturen van persoonlijke informatiedocumenten is vaak een tijdrovende maar noodzakelijke klus. Zo moeten de informatiedocumenten of e-mails worden geschreven, de juiste documentatie samengesteld en mag je vooral niet vergeten na enkele dagen na te bellen. Met Smart Event Manager verstuur je binnen één minuut gepersonaliseerde informatie. Bovendien herinnert het reserveringssysteem je aan het bellen van de prospect.
LOGBOEK RELATIE
Alle contacten die je met relaties hebt gehad, worden automatisch in het logboek bijgehouden. Zo kun je alle informatie nog even bekijken, voordat je begint met bellen.
KOPPELING AANVRAAGFORMULIER
Een online aanvraagformulier kan gekoppeld worden aan Smart Event Manager. Je hoeft contactgegevens van de relatie niet meer over te typen en alle informatie is direct in het reserveringssysteem beschikbaar.
MEERTALIG
Alle correspondentie die je naar je relaties stuurt, kan in meerdere talen worden opgesteld. Vervolgens hoef je bij een relatie alleen nog de juiste taal te selecteren, waarna alle e-mails, brieven en documenten in die taal worden verzonden.